ما أنواع مستندات الأعمال؟ اشرح المبادئ الأساسية الأربعة لتصميم مستندات الأعمال.
حل تدريب رقم 3 في درس الكتابة في مستندات الأعمال من كتاب التقنية الرقمية للصف الأول الثانوي مسارات الجزء الثاني (الفصل الدراسي الثاني) ١٤٤٧هـ.
ما أنواع مستندات الأعمال؟ اشرح المبادئ الأساسية الأربعة لتصميم مستندات الأعمال؟
الإجابة هي
أنواع مستندات الأعمال والأمثلة الخاصة بكل منها كالآتي:
1. رسائل البريد الإلكتروني على سبيل المثال، رسالة بريد إلكتروني يرسلها الرئيس التنفيذي للشركة إلى الموظفين لدعوتهم إلى اجتماع الشركة.
2. خطابات الأعمال على سبيل المثال خطاب ترسله الشركة إلى مزود خدمة لتعرض عليه التعاون.
3. تقارير الأعمال على سبيل المثال، تقرير تحليلي يكتبه الموظف بخصوص البيانات المالية للشركة.
4. مستندات المعاملات مثل فاتورة المبيعات.
5. المستندات المالية مثل بيان الدخل.
الشرح والتوضيح:
تتعدد أنواع مستندات الأعمال التي تستخدمها الشركات والمؤسسات لتنفيذ عملياتها ومشاركة البيانات، وتُصنف عادةً إلى خمسة أنواع رئيسة هي:
1. رسائل البريد الإلكتروني: تُعد أداة أساسية للاتصال الداخلي بين الموظفين، وللتواصل مع العملاء والجهات الخارجية لتبادل المعلومات والملفات.
2. خطابات الأعمال: تُستخدم للتواصل مع الأطراف الخارجية مثل العملاء، المقاولين، والمستشارين، وعادةً ما تُنسق وفق قالب ثابت يتضمن شعار الشركة.
3. تقارير الأعمال: تكون أكثر رسمية وأطول من الخطابات، حيث تتناول موضوعات موسعة مثل بيانات المبيعات، الخطط التسويقية، ودراسات الجدوى، وقد تتضمن رسوماً بيانية وصوراً.
4. مستندات المعاملات: تشمل النماذج المستخدمة في العمليات التجارية اليومية مثل الفواتير، الإيصالات، ونماذج الطلبات.
5. المستندات المالية: تُستخدم لإدارة ميزانية الشركة وإعداد الإقرارات الضريبية، ومن أمثلتها تقارير الرواتب، الكشوف البنكيه، وبيانات الدخل، وغالباً ما يُعدها محاسبو الشركة.
أما المبادئ الأساسية الأربعة لتصميم مستندات الأعمال، فهي قواعد تهدف إلى جعل المستند عرضاً مرئياً فعالاً يسهل فهمه، وهي كالآتي:
• التقارب (Proximity): يعني تجميع العناصر ذات العلاقة مع بعضها البعض في منطقة واحدة، مما يساعد القارئ على إدراك الروابط بين المعلومات، مثل وضع الصورة بجوار النص المرتبط بها مباشرة [69، 70].
• المحاذاة (Alignment): تشير إلى ترتيب عناصر المستند في خطوط مستقيمة ومنظمة، مما يضفي مظهراً احترافياً ويمنع تشتت القارئ الناتج عن وضع النصوص أو الصور بشكل مائل أو غير منتظم.
• التكرار (Repetition): يهدف إلى ترسيخ الهوية البصريه للمؤسسة في ذهن القارئ من خلال تكرار عناصر معينة في جميع صفحات المستند، مثل استخدام نفس الخطوط، الألوان، أو وضع شعار الشركة في مكان ثابت.
• التباين (Contrast): يعتمد على استخدام الألوان والعناصر بحذر لضمان التوازن وراحة العين، مثل كتابة نص أسود على خلفية بيضاء لضمان سهولة القراءة ووضوح العناوين.